Gestión de portafolio para Microsoft Planner

Microsoft Planner responde la pregunta entre planes de dos formas, y ninguna funciona para una cartera de proyectos. My Tasks reúne todo lo que se te asignó personalmente en cada plan en el que estás. Es útil para ti, pero inútil para un gerente que necesita leer el estado de diez proyectos. Portfolios agrupa planes relacionados en un Roadmap, una fila por plan, lo que se acerca más a una vista de cartera de proyectos pero se detiene en el progreso a nivel de plan: no puedes abrir una tarea desde ahí, y requiere una licencia de Planner y Project de nivel superior que no todas las organizaciones tienen. Un equipo dividido entre licencias estándar y premium pierde por completo los planes básicos del resumen, y un líder termina igual armando el estado real abriendo cada plan uno por uno.

Placker trata un conjunto de planes importados de Planner como un solo Scope. Elige los planes que forman la cartera de proyectos y se renderizan juntos, ya sea como tablero, Gantt, vista de track o reporte, sin sacar ni una sola tarea del plan al que pertenece. No se necesita una actualización de licencia. Un grupo de tableros es una selección del lado de Placker, no una función de Planner, así que un plan con licencia estándar puede estar en el mismo grupo que uno con premium. Board Split: Combine junta los buckets que comparten nombre en una sola columna en todo el grupo, que es lo que convierte las columnas "In progress" de cuatro planes en una sola. La función detrás de esto es grupos de tableros para Microsoft Planner.

Importa cada plan que necesite la cartera de proyectos. El control Add board del board overview acepta un conector de Planner de la misma forma en que acepta un tablero de Trello. Una vez que todos los planes están dentro, arma el grupo: usa Add group desde el board overview, o abre un plan y usa Change scope y luego Save as new group. A partir de ahí, dale a la cartera de proyectos dos niveles: pon una tarjeta por proyecto en un tablero de cartera de proyectos, mantén las tareas de ese proyecto como elementos debajo de ella, y refleja hacia arriba las tareas clave del plan subyacente para que el tablero de cartera de proyectos muestre movimiento real a nivel de tarea en lugar de un estado que alguien escribió a mano. Como con cualquier conexión a Planner, un administrador de Microsoft 365 debe autorizar el conector una vez para el tenant antes de que alguien pueda importar un plan.

Con el grupo en su lugar, el reporte semanal de estado deja de ser una tarea que alguien hace abriendo cada plan uno por uno. Un reporte puede agregar datos de todo el grupo de tableros, con conteo de tareas por estado, carga de trabajo por responsable, e indicadores tipo semáforo calculados a partir de fechas de vencimiento y avance, en lugar de escribirse a mano según criterio. Dos plantillas de reporte ya disponibles cubren la mayor parte de lo que necesita una revisión de cartera de proyectos, seguimiento de progreso y resumen del proyecto, y cualquiera de las dos puede enviarse de forma programada, la misma generación de reportes que usa la solución de administración de cartera de proyectos de Placker, así que la revisión parte de un documento que nadie tuvo que construir.