Crie uma rotina de relatórios de status do projeto com o Placker

A maioria dos relatórios de status falha antes mesmo de alguém abrir uma ferramenta de relatórios. O relatório vai para uma única lista de distribuição em uma única cadência, então a equipe de entrega recebe um resumo fino demais para trabalhar e o patrocinador recebe uma lista de tarefas que não vai ler. O PMI trata isso como uma decisão de planejamento de comunicação, não de formatação: as informações de desempenho do trabalho vão para as partes interessadas certas, no nível de detalhe certo, em uma programação combinada.

Comece definindo o propósito. Todo relatório de status cumpre uma de três funções: informar, pedir uma decisão ou escalar um risco. Depois defina a cadência por público. Semanal serve para uma equipe de entrega e para qualquer projeto de alta visibilidade que reporta à gestão. Mensal serve para um patrocinador ou responsável por portfólio que precisa da tendência, não da semana. Anote os dois antes de construir qualquer coisa, porque o público decide quais métricas entram no relatório e quanta narrativa fica em volta delas.

Um relatório que muda de forma a cada período é uma série de documentos avulsos. O valor de uma série de relatórios vem da comparabilidade: as mesmas métricas, nos mesmos lugares, para que o leitor veja o que mudou em vez de reaprender o layout. Fixe o layout uma vez e o esforço semanal se reduz a atualizar a narrativa.

O Placker oferece três pontos de partida documentados em um quadro. Abra "Adicionar visão", depois "Explorar mais visões", e escolha o modelo "Acompanhamento de progresso", construído em torno das métricas que um relatório de status carrega. Para começar a partir de um conjunto de widgets de exemplo, "Relatório (showcase)" abre um relatório pronto, e "Relatório (vazio)" oferece uma tela em branco. "Editar relatório" coloca a visão em modo de edição. Essa é a mesma visão de relatório descrita em Relatórios no Placker, então o que você configurar aqui se torna o layout padrão que todo período futuro reutiliza.

O relatório de status padrão carrega um conjunto de campos pequeno e estável: saúde geral, porcentagem concluída, o que está feito e o que vem a seguir, quem está sobrecarregado e onde o cronograma chega. O relatório Progress Planning do Placker documenta um widget para quase todos eles, o que transforma essa fase em uma consulta, não um exercício de design.

Coloque o resumo executivo no widget de área de texto, que aceita Markdown, e escreva a avaliação de saúde mais a decisão que você precisa em três ou quatro frases no topo. Os widgets carregam os números abaixo. Uma ressalva vem da própria orientação do Placker: use apenas widgets que os dados do seu quadro sustentam. Se a equipe não mantém a porcentagem concluída, um widget de progresso vai mostrar um número confiante que não é verdadeiro, e os widgets baseados em status são o substituto honesto.

Dois modos de falha sobrevivem a um bom layout. O primeiro é um número em que ninguém confia, o que transforma a reunião de status em uma discussão sobre os dados em vez de uma decisão sobre o projeto. Clique em um widget, ou abra "Dados" no canto superior esquerdo, e o Placker lista os registros de cartões exatos por trás dele. Os títulos dos cartões abrem o cartão, e os atributos podem ser editados ali, então uma data pode ser reagendada durante a reunião sem sair do relatório.

O segundo é o relatório que não sai em uma semana cheia, justamente quando as partes interessadas mais precisam dele. "Exportar" define uma automação que envia por e-mail um link e um PDF, diariamente ou semanalmente, nos dias da semana que você escolher. O link exige uma conta ativa do Placker, o PDF não, então um cliente ou um patrocinador externo pode ser adicionado à automação e ainda assim ler o relatório. Onde os públicos precisam de níveis diferentes de detalhe, salve uma visão de relatório por público no quadro, o mesmo mecanismo de visão salva coberto em visões de quadro.