Gere um relatório de status de projeto no Trello em uma cadência definida

Um quadro do Trello está sempre atualizado, e é exatamente por isso que ele não é um relatório de status. Abra ele e você vê onde cada cartão está agora. Você não vê o que mudou desde a última sexta, o que disso importou ou o que o patrocinador está sendo chamado a decidir. Então o relatório acaba redigitado à mão: contando cartões por lista, copiando totais para um template e escrevendo a narrativa de memória.

Resolva duas coisas antes de mexer em qualquer widget. Defina para que serve o relatório, porque um relatório de status ou informa, ou pede uma decisão, ou eleva um risco, e essa escolha decide as primeiras linhas. Depois defina uma cadência por público em vez de uma só para todo mundo. Semanal combina com a equipe de entrega que trabalha no quadro e com qualquer liderança do projeto que esteja acompanhando de perto. Mensal combina com um cliente ou um patrocinador que quer a tendência, não a semana. No enquadramento do PMI, isso fica no plano de comunicação, não no layout do relatório, e é a decisão que determina quais widgets fazem sentido no relatório.

O Reports by Placker se instala como um Power-up do Trello, então nada se move. Clique no ícone de plugue no seu quadro, busque "Reports by Placker" e adicione. Um botão "Report" aparece no menu do quadro. Permita a conexão e o quadro se importa sozinho, com cartões, listas, etiquetas e membros incluídos. O que você ganha é uma nova visão no mesmo quadro, não um segundo lugar para guardar o trabalho.

Depois escolha um layout inicial. Abra "Add view", escolha "Explore more views" e pegue o template "Progress Tracking", que é montado em torno dos campos que um relatório de status carrega e é o caminho mais curto de um quadro vazio até algo que você pode enviar. "Report (showcase)" abre um conjunto pronto de widgets de exemplo se você preferir ver tudo de uma vez, e "Report (empty)" te dá uma tela em branco. "Edit report" coloca a visão em modo de edição. Esta é a mesma visão de relatório documentada em Reports for Trello. Configure uma vez e cada período seguinte abre a mesma aba.

O relatório de status padrão carrega um conjunto pequeno e estável de campos, e o relatório de Progress Planning da Placker documenta um widget para quase todos eles. Última data final do plano é um widget de valor único na Data final máxima do plano. Progresso total é um widget de valor único no Progresso, que é o número de porcentagem concluída que os patrocinadores procuram primeiro. Cartões por status é um gráfico de barras agrupado por Status. Cartões por Semáforo é um gráfico de pizza no atributo Semáforo, e essa é a superfície vermelha, âmbar e verde da Placker: ela é calculada a partir de datas e progresso, ou você define por cartão quando as datas não contam a história.

Mais três carregam o detalhe. Uma tabela de cartões com Progresso, Status e Membros como colunas é a lista de entregas, e uma dinâmica de cartões por membro e status pega a pessoa com seis cartões começados e nenhum concluído. O Lead time mostra quais cartões demoraram mais. Escreva o resumo executivo no widget de Área de texto, que aceita Markdown, e mantenha ele no veredito de saúde mais a decisão que você precisa. Uma ressalva é da própria Placker: um widget é tão bom quanto o campo por trás dele, então se ninguém preenche o progresso em um cartão, agrupe por Status. Se o relatório precisa cobrir um programa em vez de um único quadro, o Board Groups for Trello carrega vários quadros em um único escopo antes.

Uma reunião de status que vira uma discussão sobre os números já fracassou. Abra "Data" no canto superior esquerdo, ou clique direto em um widget, e os cartões do Trello por trás aparecem listados um a um. Os títulos abrem o próprio cartão, os atributos podem ser editados ali mesmo, e uma data que atrasou pode ser movida com a reunião ainda em andamento.

A distribuição é o outro ponto em que a rotina quebra, e ela quebra justamente nas semanas em que as partes interessadas precisam. "Export" configura uma automação que envia por e-mail um link e um PDF, diariamente ou semanalmente, nos dias da semana que você escolher. O link precisa de uma conta Placker ativa. O PDF não precisa, e dá para adicionar outros destinatários além de você, então um cliente ou um patrocinador externo lê o mesmo relatório sem conta. Se em vez disso você enviar o link em tempo real, adicione essas partes interessadas ao quadro do Trello antes. Um relatório só está tão atualizado quanto os cartões por trás dele, então onde o progresso e os prazos ainda são atualizados à mão, o Automation & Workflow Rules for Trello pode manter esses campos em movimento.